Fazer a migração da sua contabilidade pode até parecer algo difícil e estressante na superfície. Mas a verdade é que esse é um processo bem simples e descomplicado. Não só isso, ele é um direito de todo empresário, previsto pelo Código de Defesa do Consumidor. Portanto, se você está pensando em mudar de contador, pode ficar tranquilo, nós vamos te ajudar! É só continuar lendo.
Sabemos que cada empresa é única, com particularidades e situações diárias influenciando o fluxo de trabalho e dinâmicas internas. Assim, qualquer imprevisto pode acabar gerando problemas e criando obstáculos para todos os envolvidos. Essa é uma característica universal para todos os negócios, e a melhor maneira de evitá-los é através da contabilidade.
Um contador competente pode sim fazer toda a diferença em uma empresa. A presença desse profissional garante maior previsibilidade na questão financeira, ao ajudar na regularização de obrigações fiscais, atualização de documentos, e prevenção de problemas. Além disso, existem diversas situações como planejamentos, criações de estratégias e tomadas de decisões que podem ser auxiliadas pela presença de um contador.
E está justamente aí o X da questão. Por ser uma área tão importante, possíveis erros podem acabar causando um grande estrago na reputação legal e social de uma empresa, sem falar no prejuízo econômico. Quando situações como essa acontecem, é comum que o cliente fique descontente com o atendimento e competência do responsável pela contabilidade e procure mudar de contador.
Mas, existem ainda questões prejudiciais que não são críticas, e por esse motivo podem acabar passando despercebidas por quem não entende muito sobre contabilidade. Até porque não são apenas casos graves que requerem a migração de contabilidade, erros comuns no dia a dia também podem comprometer o seu negócio e exigir uma melhora nesse serviço.
Motivos para mudar de contador
Existem diversos motivos que podem levar a uma migração de contabilidade. O primeiro e mais grave é a falta de responsabilidade com o cliente, algo que é geralmente percebido por obrigações não cumpridas. As consequências desse erro podem ser catastróficas e arruinar uma empresa.
Uma comunicação imprecisa entre empresa e contador também acaba causando insatisfação e problemas na parceria. A melhor maneira de verificar a existência dessa complicação é no atendimento. Quando o responsável pela contabilidade não segue os pedidos da empresa que o contratou, os ignora, não atende ligações ou responde e-mails, a relação profissional entre eles é prejudicada.
Estar desatualizado é outro fator inadmissível nos tempos de hoje. Com as ferramentas em constante evolução devido às atualizações tecnológicas, insistir em viver no passado, ainda usando pilhas de papel e processos demorados é pedir para ser trocado!
Sem falar nas mudanças em normas, já que a contabilidade é pautada nelas. Considerando que essas alterações acontecem com certa frequência, a área contábil pode acabar sendo impactada diretamente. Assim, erros em prazos para pagamentos ou entrega de documentos afetam as empresas que não estão atualizadas.
Quando o seu negócio é prejudicado por qualquer uma dessas situações, ou até mesmo todas, a melhor decisão é realizar a migração de contabilidade. Dessa maneira você escapa de todas essas ciladas e garante o melhor aproveitamento para sua empresa. Ainda bem que fazer essa mudança não é complicado!
Como mudar de contador?
A migração de contabilidade é fácil e simples. Essa troca de serviço certifica maior segurança e confiança para o seu negócio tomar decisões, além de, é claro, garantir que não haja irregularidades financeiras. Para te ajudar a fazer essa mudança, preparamos um passo a passo! Confira:
Verificar o atual contrato: uma das ações mais básicas ao fazer um contrato é a colocação de cláusulas relacionadas a multas rescisórias. Por isso, a revisão prévia desse documento é uma boa maneira de evitar dores de cabeça e problemas legais. Aliás, essa ação permite verificar também se não houve quebra de contrato por parte do encarregado pela contabilidade.
Estar atento para possíveis pendências: se você quer trocar de contador, significa que ao menos uma parte do atendimento dele não estava satisfatório. Se esse fato foi motivado por irresponsabilidades relacionadas a pendências, é preciso resolvê-las antes de fazer a migração.
Informar o atual contador da troca e finalizar o atendimento: o próximo passo é oficializar a mudança. Depois que ele foi notificado, o último dia de atendimento é estabelecido. Em seguida, todos os dados, como senhas e documentos pertencentes ao cliente são devolvidos para poderem ser entregues ao novo responsável.
Contratação: Por último, mas não menos importante, está a contratação de um novo serviço de contabilidade. É essencial que este já esteja escolhido quando ocorrer o desligamento do contador anterior.
Viu como não é difícil? Agora, você já sabe como mudar de contador! Mas, se você está indeciso em quando fazer a migração, nós também podemos te ajudar com isso.
Quando posso mudar de contador?
A questão da migração de contabilidade é justamente não haver um momento certo. É claro que se houver um problema grave, ela deve ser feita imediatamente, mas essa não é a única ocasião. Tudo depende das necessidades do seu negócio e como ele está se saindo.
Além disso, sabe o Código de Defesa do Consumidor que mencionamos anteriormente? Ele pode ser sua válvula de escape, pois permite que a troca seja feita a qualquer momento! Depois que a decisão for tomada, é só começar a escolher um lugar novo para tomar conta das suas finanças!
Como escolher um novo serviço de contabilidade?
Existem alguns fatores a serem levados em conta quando se procura por um novo serviço de contabilidade. Primeiramente, ele precisa estar regularizado no CRC (Conselho Regional de Contabilidade). Se não estiver, deve ser automaticamente descartado. Outro quesito básico, mas importante para mudar de contador, é verificar se há competência, foco e comprometimento na nova equipe encarregada, além do já obrigatório domínio do assunto.
Vale também considerar contabilidade com especialização segmentada, isto é, quando um escritório/profissional possui especialidade de atuação em áreas específicas. Isso permite que o cliente seja beneficiado ao máximo ao ter os serviços voltados para as particularidades de sua profissão. Alguns exemplos são contabilidade para:
Médicos e clínicas;
Representantes comerciais;
Lojas E-commerce;
Produtores digitais/gestores de marketing;
Corretores de seguros;
Programadores/TI.
Ainda que essa segmentação seja muito favorável para os clientes, existem outros aspectos relevantes para verificar a competência de uma firma de contabilidade. Um dos maiores exemplos disso é a adaptação para contabilidade digital, uma das grandes tendências recentes para os prestadores de serviços contábeis.
Por que você deve optar por contabilidade digital?
Essa maneira de exercer os serviços de contabilidade é uma das novidades trazidas pelos avanços tecnológicos. Além de deixar todos os processos mais rápidos e práticos para os clientes, ameniza também o trabalho dos contadores e de seus auxiliares.
Com a prestação dos serviços online, muito tempo é poupado, já que reuniões, esperas em filas enormes e visitas a cartórios já não se fazem mais tão necessárias. Para entender um pouco mais sobre a importância da contabilidade digital, confira nosso blog sobre o assunto!
É por todos esses motivos mencionados que a Inove é a opção perfeita para quem está precisando mudar de contador! Aqui, nós oferecemos o melhor atendimento, com direito à contabilidade digital e segmentada; e profissionais experientes e capacitados, preparados para transformar a contabilidade da sua empresa!
Planexa Contabilidade Consultiva e Digital Ltda
CRCSC-010302/O
Responsável Técnico: Cláudio Taffarel Fogliato
Contador – CRCSC-040644/O